怎么做到简单决策?

简单,是一种远超我们想象的艺术。

阿尔伯特·爱因斯坦说过,任何笨蛋都能把简单的事情变得复杂,但把复杂的事情变简单却没那么容易,需要经验与智慧。

在进行管理决策的时候,我们也面临同样的问题。很多组织的决策流程极其复杂,致使他们会浪费大量的时间。而如果你能够简化决策流程,就可以使得很多问题又快又好地解决,从而提升整个组织的效率。

下面,我们来看几个小提示,一起感受下如何能够简化决策流程,从而做到“简单决策”。

1 根据经验进行发言

在项目进行的过程中,不可避免地会遇到不可预估的状况,而此时就需要进行讨论以找到应对措施。此时,比起直接讨论思考方法,不如先回顾一下:过去有没有类似的经历?当时这件事是怎么解决的?有什么经验和教训值得本次借鉴?

如果真的遭遇了前所未有的状况,可以考虑召集部分管理人员,让大家发表意见。福尔摩斯说过,太阳底下再也没有新的东西,任何所谓前所未有的情况,总会有一些方面是旧的、发生过的、可以类比的,总结大家的经验,也许就可以获得很好的解决。

2 保持开放的对话

要想做出正确的决策,必须对项目的目标和方向有深入的理解。一方面,管理者可以通过参考过去的事件、逻辑分析等方法尝试解决。但管理者并非全知全能的,而且有些问题的解决过程可能长达数月甚至几年。因此,另一方面,即保持开放对话的状态很重要。

保持开放的对话,即允许项目的成员(甚至项目之外的人)发表看法和意见,这有助于从多个角度看待和处理问题,对最终决策的形成将是很有帮助的。

3 授予他人决策权

表面上看,将各种决策权分别给几个特定的、有能力人是一个非常好的方法。但这种方式也会带来问题,比如,如果唯一有权决定的人在开会、休假,或者因为其他情况无法立刻做出响应该怎么办呢?这种事情一旦发生,就会变成棘手的问题。

而解决方法,就是授予其他人决策权,或者允许这些人将自己的决策权临时委托给代理人。通过这种方法,就可以避免不必要的决策迟滞,以避免相应的损失。在有备选决策人的情况下,整个组织对时间的安排也会更加灵活,运转效率自然也可以提高。

4 使用甘特图

甘特图在项目管理中十分重要,无数项目管理人、策划人、领导者都在使用甘特图。总的来说,甘特图就是一张规划好各个子项目的起止时间的图标,可以用来追踪进度,并为决策进行信息指导和时间约束。

通过甘特图,可以实现这些功能:

  • 甘特图是可以分享和在线使用的,可以用于共享信息,避免信息传达错误和决策迟滞。后续有新的决策者加入时,也能通过甘特图很快理解当前的进展和后面的工作。
  • 每个项目的进度和每个决策必须做出的截止时间都已经明确,参与决策的人可以根据甘特图协调自己的时间,避免在关键时期无法做出相应。
  • 项目的增减和进度的调整可以很容易地进行,可以减少不必要的沟通和反复相互确认带来的额外时间成本。
  • 使得任务和任务之间的关系清晰明确。有因果和先后关系的任务可以放在同一行,不同的任务系列可以用不同行表示,这样整个项目的框架就会简单清晰。简单清晰的信息,有助于正确且快速的决策。

总之,作为管理者,你需要想办法提高组织的决策能力,减少决策成本,以提高整个组织的工作效率。

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